¿Eres propietario de una pequeña o mediana empresa y buscas un software de gestión que pueda organizar todos tus contactos en un único espacio, cuidar la relación con los clientes y gestionar las ventas, la facturación y los proyectos de forma simplificada? Entonces supongo que te podría interesar Capitan del equipo.
Teamleader es una solución todo en uno para las pymes que quieren ahorrar tiempo y dinero, aumentar su facturación y fidelizar a sus clientes. Ofrece una solución poderosa CRM (Gestión de la relación con el cliente) para gestionar las relaciones con clientes y prospectos, además de una serie de herramientas para gestionar ventas, proyectos, facturación y tickets de soporte. Tiene una interfaz extremadamente intuitiva (en italiano), un precio asequible (puedes probarlo gratis durante 14 días sin proporcionar datos de tarjeta de crédito y sin obligación de renovar) e incluye numerosos canales de soporte, todos gratuitos y en italiano. . Además, funciona directamente desde el navegador sin necesidad de instalación de software en la PC y también tiene una práctica aplicación para teléfonos inteligentes y tabletas.
¿Te intrigué? ¿Le gustaría saber más? Bueno, entonces tómate unos minutos de tiempo libre y sigue leyendo: te lo explico en detalle a continuación Qué es Teamleader y cómo funciona , te mostraré todas sus funciones principales y te mostraré cómo dar tus primeros pasos dentro de este servicio todo en uno tan útil. Solo me queda desearos buena lectura y, sobre todo, ¡buen trabajo!
Índice
- Precios de Teamleader
- Cómo registrarse en Teamleader
- Cómo usar Teamleader
- CRM
- Gestión de ventas
- Gestión de proyectos
- Facturación
- ticket de soporte
- Integración con servicios externos
- Otras características útiles
- Usa Teamleader desde smartphones y tablets
- Soporte de líder de equipo
Precios de Teamleader
Teamleader es una solución económica y modular: esto significa que se adapta a las necesidades de cada empresa y prevé diferentes costes en función de la funcionalidad adquirida. El plan de servicio básico, que incluye CRM y ofertas, seguimiento del tiempo, gestión de oportunidades, gestión de agenda y permite el acceso por 2 usuarioscuesta 25euros/mes (si eliges facturación anual, en caso contrario cuesta 30 euros/mes con facturación trimestral).
También es posible añadir funciones como la facturación (25 euros/mes con facturación anual o 30 euros/mes con facturación trimestral), la gestión de proyectos (50 euros/mes con facturación anual o 60 euros/mes con facturación trimestral) i billete (50 euros/mes con facturación anual o 60 euros/mes con facturación trimestral) seleccionando las casillas correspondientes al realizar el pedido. Por cada usuario agregado al servicio hay una contribución adicional igual a 10 euros / mes con facturación anual o 12 euros/mes con facturación trimestral.
Cada cuenta incluye una prueba gratuita de 14 días, 35 GB para guardar sus datos, soporte telefónico (durante el horario de oficina), soporte por correo electrónico, respaldo diario, actualizaciones gratuitas, servicio de VoIP, API y Webhooks e integración con los servicios de Office 365, Google Apps e iCloud. Más información aquí.
Cómo registrarse en Teamleader
Teamleader se puede probar gratis durante 14 días, sin obligación de renovar y sin proporcionar los datos de su tarjeta de crédito: ¡solo unos pocos clics y listo!
Para probar Teamleader, conéctese al página principal del servicio y haga clic en el botón Pruébalo gratis ubicado en el centro de la pantalla. Luego complete el formulario que se le propone con primer nombre, apellido, Email, agencia Y número de teléfonoingresando los datos en los campos de texto apropiados, y haga clic en el botón Quiero probar Teamleader para completar el proceso de registro.
¡Misión cumplida! Ahora inicia sesión en tu buzón, abre el mensaje que recibiste de Teamleader y usa elnombre de usuario y el clave que encuentras dentro de este último para realizar las acceso al servicio (pulsando el botón correspondiente situado en la parte superior derecha de la página de inicio). Si no recibe ningún correo electrónico de Teamleader en unos minutos, intente revisar su carpeta de correo no deseado.
Cómo usar Teamleader
Ahora veamos cómo funciona Teamleader y analizamos, en detalle, todas las herramientas que ofrece. La primera pantalla que aparece después de iniciar sesión es la tablerodonde se recogen todos los compromisos del día (tareas, reuniones, llamadas, etc.), mientras pinchando en los enlaces de la barra lateral izquierda se puede acceder al resto de apartados del servicio.
CRM
La sección CRM es el corazón de Teamleader: es, de hecho, el que te permite gestionar todos tus contactos y empresas a través de una base de datos fácil de consultar. Permite, por ejemplo, asociar cada contacto con una empresa, obtener datos de empresas simplemente tecleando su número de IVA (gracias a la base de datos Tendencias superiores) y realizar un seguimiento de todas las ocasiones en las que se ha interactuado con un cliente (tanto personalmente como a través de compañeros y empleados implicados en los distintos proyectos). Además, ofrece una función conveniente para ver contactos y empresas que cumplen con ciertos criterios (por ejemplo, empresas que operan en el mismo sector, en la misma provincia o están asociadas con una etiqueta específica), para administrar cotizaciones y mucho más.
Para empezar a gestionar contactos y empresas con Teamleader CRM, inicia sesión en tu cuenta y selecciona el elemento CRM desde la barra lateral izquierda: desde la página que se abre, puede decidir si desea comenzar a completar la lista de Contactos o Sociedad seleccionando los elementos apropiados del menú del sitio (a la izquierda) y presionando el botón [+] colocado en la parte superior.
En el formulario que se le propone, en el caso de los contactos, puede introducir datos como primer nombre, apellido, Email, habla a, teléfono móvil, sitio web, Número de valor agregado, fecha de nacimiento etc En el caso de empresas, sin embargo, puede ingresar Número de valor agregado, Nombre del Negocio, habla a, Email, tipo de actividad (por ejemplo, SRL, spa, etc.), sector de pertenecer, cuenta IBANinformación sobreIVA pasivo y más. Para obtener los datos de una empresa basta teclear el CIF de esta última y, gracias a una búsqueda realizada en la base de datos Tendencias superioreslos demás campos se rellenan automáticamente.
En el menú desplegable Idioma (presente tanto para contactos como para empresas) debe configurar el idioma que se utilizará en las comunicaciones con el sujeto que está ingresando en la base de datos (por lo tanto, el idioma que se utilizará para los documentos enviados a este último), mientras usa el menú desplegable menú abajo Gerente de cuentas (presente solo para empresas) puede elegir a qué miembro del equipo confiar la gestión de las relaciones con la empresa (en el caso de agregar una empresa a la base de datos).
El menú merece un capítulo aparte. Etiqueta, a través del cual puede asignar una etiqueta, es decir, una etiqueta, a contactos y empresas. Las etiquetas son muy importantes ya que le permiten agrupar contactos y empresas en función de características comunes. Por ejemplo, usando la etiqueta cliente y la etiqueta proveedorpuede agrupar a todos los clientes y proveedores en dos categorías distintas: esto le permitirá encontrarlos fácilmente en la base de datos usando el segmentosde la que os hablaré en breve.
Otra cosa muy importante a destacar es que las etiquetas son personalizables. Es decir, es posible crear nuevas etiquetas y utilizarlas para agrupar contactos y empresas según el criterio de tu preferencia. Crear una etiqueta es realmente fácil: simplemente seleccione el elemento Ajustes en el menú lateral de Teamleader, ve a CRM y presiona el boton + que se encuentra en correspondencia del campo Etiqueta. Luego debe escribir la etiqueta que se creará en el campo de texto apropiado y presionar el botón Salvar. ¡Eso es todo!
Además de las etiquetas, yo campos presentes en los formularios para agregar contactos y empresas son personalizables: esto significa que puede crear campos distintos a los presentes por defecto (por ejemplo. Email, habla a etc.) y utilizarlos para introducir en su base de datos otra información que considere útil sobre clientes, proveedores u otros temas.
Para crear un campo personalizado, seleccione la entrada Ajustes en la barra lateral de Teamleader, ve a Campos Personalizados y haga clic en el botón + presentes en la página que se abre. Se abrirá un formulario para crear el campo personalizado: en el campo Primer nombre, luego escriba el nombre que se le asignará al campo; en el menú desplegable Para elegir el contexto en el que insertar el campo (Contacto o Sociedad en el caso concreto, pero también es posible crear campos personalizados para otras secciones de Teamleader, de las que hablaremos más adelante), mientras que en el menú desplegable Chico debe especificar el tipo de campo a crear (ej. sola línea de texto, selección múltiple, fecha y así). Una vez que todo esté configurado, haga clic en el botón Salvar para guardar el campo personalizado y empezar a usarlo en Teamleader.
Tienes una lista de contactos en XLS, XLSX Y CSV y te gustaría importarlo a Teamleader? No hay problema, ¡tú también puedes hacer esto! Seleccione el elemento CRM en la barra lateral de Teamleader, ve a Contactos o Sociedad y haga clic en el elemento Importar presentes en la página que se abre (arriba a la derecha).
Luego presione el botón Elija el archivoseleccione el archivo XLS, XLSX o CSV que contiene los contactos para importar a la base de datos y haga clic en Continuar importando. Alternativamente, si desea copiar "manualmente" el contenido de un archivo, péguelo en el campo de texto de Teamleader antes de hacer clic en el botón "Continuar con la importación" y listo.
En este punto, utilice los menús desplegables en la página que se abre para decirle a Teamleader cómo debe interpretar los campos en el archivo seleccionado (o pegado). Luego expande el menú afiliación para elegir el campo correspondiente a cada elemento del archivo CSV, XLS o XLSX (p. primer nombre, apellido, número etc.); asigna, si quieres, dioses etiqueta a los contactos a importar y haga clic en el botón Avance para ver el resultado. Si el resultado le satisface, haga clic en el botón Importar ahora y comenzará la importación de los contactos a la base de datos de Teamleader.
Una vez que haya agregado contactos y empresas a la base de datos de Teamleader, puede administrarlos simplemente seleccionando el elemento CRM desde la barra lateral de servicios y subiendo Contactos o Sociedad- Será redirigido a una página que contiene los nombres de todas las personas o empresas que haya agregado a su base de datos.
Luego haz clic en el nombre de la persona o empresa que te interesa y podrás visualizar todos los detalles: Email, habla a, teléfono móvil etc Además, tendrá una imagen completa de la oportunidad vinculado a este último (las oportunidades son las posibilidades de vender un producto o servicio a un cliente), para escribir sobre consideraciones en él (en el campo ubicado en la parte superior derecha) y puede ver otra información útil, como i contactos conectados (por ejemplo, personas relacionadas con la empresa seleccionada), i tareas abiertas (las actividades que Teamleader llevará a cabo y supervisará) y las Notaes decir, todas las noticias relacionadas con la persona o empresa seleccionada (por ejemplo, la adición o modificación del estado de una oportunidad).
Dentro de la misma página, luego, haciendo clic en el botón Expediente (abajo a la derecha) y presionando el símbolo + presente en la barra que aparece al costado, puede cargar documentos para asociarlos con el contacto o la empresa seleccionada. Conveniente, ¿verdad?
Otra función muy útil de Teamleader es la que te permite vincular un contacto a una empresa. Para aprovecharlo y por lo tanto organizar sus contactos de manera más eficiente conectándolos a las empresas en la base de datos, proceda de la siguiente manera: seleccione el contacto para asociarlo a una empresa, haga clic en el flecha hacia abajo (v) colocado en el tablero Datos de contacto y elige la opción Enlace a la empresa del menú que se abre.
En el cuadro que aparece en la pantalla, escriba el nombre de la compania desea asociar con la persona, utilice el menú desplegable función para indicar la función del sujeto dentro de la empresa (ej. gerente o dueño), indica si este último es el tomador de decisiones subiendo Sip o arriba No la palanca relativa y haga clic en el botón Salvar para completar la operación.
Al hacer clic en el flecha hacia abajo (v) colocado en el tablero Datos de contacto (para contactos) o en la pestaña Información de la empresa (para empresas) puedes acceder a otras funcionalidades muy interesantes, como la que te permite descargar un informe en formato PDF sobre actividades y proyectos relacionados con el tema seleccionado o el que te permita ajustar el preferencias de facturación para despues.
Si tiene una base de datos muy rica de contactos y empresas y está buscando una manera de "hacer malabarismos" fácilmente dentro de ella, puede aprovechar la función segmento por Teamleader.
Como ya se mencionó anteriormente, con los "segmentos" de Teamleader puede realizar búsquedas específicas dentro de la base de datos y ver solo los temas (contactos y empresas) que coinciden con ciertos criterios. Por ejemplo, solo puede ver las personas y empresas asociadas con un determinado etiquetaque tienen el mismo Código Postal o que tienen otras características en común, como la provincia de residencia, la fecha en que elÚltima reunión y así.
Para crear un nuevo segmento y realizar una búsqueda específica en su base de datos, seleccione el elemento Contactos o voz Sociedad de la barra lateral de Teamleader y elige la opción Crear un nuevo segmento del menú desplegable Mostrar todo. En el cuadro que se abre, escriba el primer nombre que desea asignar a su segmento (es decir, la regla para buscar en la base de datos de Teamleader) y utilice el menú desplegable Regla elegir si todas las reglas deben ser aplicadas para realizar la búsqueda o si, para proceder, será suficiente al menos uno aplicado regla entre los señalados.
Los menús desplegables ubicados junto al elemento Regla 1 son los más importantes: es dentro de ellos, de hecho, donde tienes que especificar los criterios con los que buscar en la base de datos de Teamleader. En el primer menú, debe elegir el parámetro al que se refiere (p. etiqueta, teléfono móvil, sociedad, teléfono o Última reunión), mientras que en los siguientes menús las condiciones asociadas a este último.
Por ejemplo, si elige etiquetaen los menús posteriores puede elegir si desea establecer una búsqueda basada en la condición contiene o no contiene y el valor relacionado con el nombre de una etiqueta (ej. cliente o proveedor): al hacerlo, puede encontrar fácilmente todos los contactos o empresas a los que ha asociado (o no asociado) las etiquetas "cliente" o "proveedor" en su base de datos.
Si lo desea, también puede establecer más de un parámetro de búsqueda haciendo clic en el botón [+] (otros menús desplegables aparecerán en la parte inferior para ser llenados como se explicó anteriormente) y elija si solo tu puedes ver el segmento creado u otros usuarios que tengan acceso a Teamleader también pueden verlo moviéndose a Sip o arriba No la palanca relativa.
Una vez que haya configurado todas las preferencias, guarde su segmento haciendo clic en el botón Salvar y recordarlo en las secciones Contactos Y Sociedad Teamleader seleccionando su nombre en el menú Mostrar todo (arriba). Fácil, ¿verdad?
Gestión de ventas
Teamleader no es solo CRM, también es una gran herramienta para gestión de ventas. Permite, de hecho, seguir a cada cliente potencial desde los primeros contactos hasta la facturación, pasando por el envío y la firma de presupuestos (un camino que se define en la jerga tubería). Los presupuestos también se pueden firmar online, a través de las páginas de Teamleader.
El primer paso que debe tomar después de ser contactado por un cliente potencial o haber recibido una solicitud de cotización de un cliente existente es crear unaoportunidad. Luego inicie sesión en su cuenta, seleccione el elemento Oportunidad desde la barra lateral de Teamleader y pulsa el botón [+] presentes en la página que se abre.
En este punto, rellene el formulario que se le propone tecleando, en los campos de texto correspondientes, el título que desea asignar a su oportunidad (por ej. creación de sitio web si planea vender un sitio web), el nombre del cliente (o el cliente potencial), el fuente del contacto que ha tenido con este último (ej. evento, Email, Facebook o otro) yMonto que planea retirar. Finalmente, elige del menú desplegable Asignado a el nombre de la persona de tu equipo que tendrá que cuidar la oportunidad y presiona el botón Salvar para salvarlo todo.
Será redirigido automáticamente a la página del clienteen el que encontrarás un recuadro con el línea de tiempo de tu oportunidad.
La línea de tiempo consta de varios pasos: Uno nuevo (oportunidad de nueva creación), contactado (primer contacto), Reunión programada (al planificar una reunión con el cliente), Cotización enviada (al enviar la cotización al cliente) e Aceptado (cuando el cliente acepta el presupuesto) pero, si quieres, puedes personalizarlo accediendo a los ajustes de Teamleader.
Para editar los pasos que componen una oportunidad en Teamleader, seleccione el elemento Ajustes desde la barra lateral izquierda y sube Oportunidad. Luego muévase a la caja Etapas de la oportunidad y use los botones internos para editar, mover, eliminar o agregar elementos a la línea de tiempo.
Dentro de la misma página, haciendo clic en el botón + colocado al lado de los elementos plantilla para el diseño de la cotización Y plantilla de correo electrónico para cotizaciones, puede crear la plantilla para usar en las cotizaciones para enviar a los clientes (hablaré de eso en breve) y para los correos electrónicos que contienen las cotizaciones en sí. Al hacer clic en el botón en su lugar + colocado al lado del elemento Descuentos comercialespuede establecer descuentos en cotizaciones y facturas para enviar a los clientes.
Una vez que haya guardado todas las configuraciones, regrese a la página del cliente y configure el estado actual de la oportunidad haciendo clic en paso donde se encuentra actualmente (ej. reunión programada, si ha programado una reunión con el cliente). A continuación, pase a agregar el productos en la base de datos de Teamleader y cuando el cotización para ser enviado al cliente.
Para añadir un producto a Teamleader (que sería entonces el bien o servicio que quieres vender al cliente), selecciona el artículo productos de la barra lateral izquierda y haga clic en el botón [+] presentes en la página que se abre.
En el cuadro que aparece en la pantalla, escriba primer nombre, IDENTIFICACIÓN, precio de compra, proveedor principal, Tasa de impuesto Y precio con IVA incluido) del producto a agregar, luego haga clic en el botón Salvar para completar la operación.
Ahora puede pasar al envío de la cotización. Luego regrese a la página del cliente a la que asoció su oportunidad, haga clic en el botón Comportamiento y selecciona el elemento Crear cotización del menú que aparece.
En este punto, complete el formulario que se le propone eligiendo, en el menú Descripciónel producto que añadiste previamente a la base de datos de Teamleader: los campos Precio, Cantidad, Total parcial Tipología (por ejemplo, costo único, costo recurrente mensual o costo recurrente anual) e Tasa de impuesto se completarán automáticamente con la información relacionada con el producto que ha seleccionado. En cualquier caso, puedes editarlos todos fácilmente haciendo clic en cada uno de ellos.
Una vez que haya ingresado toda la información relacionada con la cotización, haga clic en el botón Salvar y se abrirá el editor de Teamleader en el que crear el documento a enviar al cliente. Si previamente creaste un plantilla de cotización usando el panel Ajustes Teamleader, puedes seleccionar tu modelo en el menú desplegable de la parte superior.
Para guardar el documento final, haga clic en el botón Salvar. Para convertirlo en una plantilla para ser reutilizada en el futuro, primero haga clic en el botón Salvarluego en la voz Comportamiento presentes en el panel de oportunidades y en la opción Guardar cotización como plantilla presentes en el menú que aparece.
Ahora puede pasar a enviar la cotización al cliente. Para hacer esto, haga clic en el elemento Comportamiento presente en el panel de oportunidades y seleccione la opción Enviar cotización del menú que aparece.
Ahora, escriba el mensaje de correo electrónico en el que desea insertar la cotización como archivo adjunto y haga clic en el botón Enviar (abajo a la derecha) para enviarlo al cliente. Si ha creado previamente una plantilla de correo electrónico a través de la ajustes Teamleader, puedes llamarlo usando el menú desplegable Plantilla.
Una vez enviada la cotización, verás el paso en la página del cliente Cotización enviada en verde (señal de que se ha completado) y, en el apartado Nota (ubicado en la parte inferior), verá el ítem relativo al envío de la cotización al cliente.
El cliente, una vez abierto el correo electrónico, podrá ver la cotización en línea haciendo clic en el enlace apropiado y elija si acéptalo, Descargalo o si enviar un realimentación como respuesta haciendo clic en los botones ubicados a la izquierda.
En caso de aceptación del presupuesto, la operación se notificará automáticamente en Teamleader (a través de la página del cliente, en la sección dedicada a oportunidad y en el dedicado a Nota) y en el menú de notificaciones (el campana ubicado en la parte superior derecha).
Teamleader también ofrece la posibilidad de tener una visión completa de los presupuestos enviados, aceptados y rechazados. ¿Cómo? Te lo explicaré enseguida. Ir a la sección Oportunidad del servicio seleccionando el elemento apropiado de la barra lateral izquierda, expanda el menú desplegable Mostrar todo (arriba) y filtre la lista de oportunidades según el estado de las cotizaciones: presupuesto enviado, aceptado, rechazado etc
Si lo desea, también puede crear filtros personalizados configurando un nuevo segmento del menú desplegable Mostrar todo (como te expliqué anteriormente en el capítulo del tutorial dedicado a CRM) y programación llamadas o tarea (es decir, acciones) para una oportunidad seleccionando los elementos apropiados del menú Comportamiento (parte superior derecha).
Finalmente, haciendo clic en el elemento Exportar ubicado en la parte superior derecha, puede exportar la lista de sus oportunidades en forma de archivo de Excel e imprimirlo fácilmente.
Gestión de proyectos
Gracias a su función dedicada a la gestión de proyectos (a añadir al plan básico de servicios), Teamleader te permite optimizar el trabajo en la empresa y cumplir plazos y presupuestos. Cada proyecto se divide en hitoes decir, en etapas fundamentales para la consecución del objetivo final, y gestionadas a través de una agenda que te permite llevar un control del trabajo de tu equipo, estableciendo una compensación horaria o en base a tareas realizadas.
Es posible crear un nuevo proyecto "manualmente", yendo a la sección correspondiente de Teamleader, o partiendo de una oportunidad aceptada. Para crear su proyecto desde cero, seleccione el elemento Proyectos desde la barra lateral del servicio y presiona el botón [+] presentes en la página que se abre. Para crear un proyecto a partir de una oportunidad, abra la página del cliente que aceptó la oportunidad, haga clic en el botón Comportamiento y selecciona el elemento Crear proyecto del menú que se abre.
Ahora, llena el formulario que se te propone con toda la información requerida: titulo del proyecto, fecha de iniciomiembro del equipo a quien confiar el trabajo (menú Asignado a), cliente Y indicación de presupuesto en cuanto al enfoque general del proyecto; luego primer nombre, planificación presupuestaria, Fecha de caducidad y miembro del equipo a quien confiar el trabajo (menú Asignado a) Para el hito y haga clic en el botón Siguiente fase.
Ahora elija la forma de calcular la tarifa por hora para el proyecto: si elige el artículo Precio por usuario, se calcularán todas las horas dedicadas por un usuario a la realización del proyecto y se procesarán los costes para el cliente según la tarifa horaria establecida; eligiendo el artículo Precio por tipo de tarealos precios se calcularán en función del tipo de tarea realizada (por lo tanto, no en función del tiempo total invertido), al elegir la opción Precio fijo por hora puedes establecer un precio fijo por hora independiente de las tareas y usuarios involucrados en el proyecto.
Una vez que haya hecho su elección, presione el botón Salvar y será redirigido a la página del proyecto, a través de la cual podrá realizar un seguimiento del trabajo realizado, las actividades de su equipo y el hito necesarios para completar el proyecto.
En el cuadro Avance puedes echar un vistazo a la mapa vial con el progreso realizado dentro del proyecto, podrá comprobar lauso del presupuesto destinado a este último y ver el quemar (la representación gráfica del trabajo realizado a lo largo del tiempo). Al pasar a la caja Hitos y tareasEn su lugar, puede administrar los hitos y las tareas que componen el proyecto y crear otros nuevos.
Para crear una nueva tarea o programar una nueva reunión con el cliente, haga clic en los botones Nueva tarea Y nueva reunión que se encuentran en la parte inferior del recuadro y cumplimenta los formularios que se te proponen.
En el formulario de tareas, debe indicar cliente, proyecto, oportunidad, hito membresía (los campos relacionados con el cliente, el proyecto y el hito deben completarse automáticamente), tipo de tarea (por ejemplo, administración, diseño o desarrollo), responsable de la actividad (menú Asignado a), Descripción de la tarea, Fecha de caducidad, duración Y prioridad del último.
Sin embargo, en el formulario relativo a las reuniones, debe escribir título reunión, nombre del miembro del equipo que debe encargarse de la actividad (menú Asignar a), fecha, Ahora, duración Y descripción de la reunión, localidad de la reunion, sociedad Y oportunidad de referencia.
Al desplazarse hacia abajo en la página, puede agregar nuevos elementos a su proyecto, como billete apoyo, facturas, colegasY clientela: basta con ir a la casilla de cada artículo y pulsar el botón + presente en ella.
Al agregar un cliente al proyecto, tiene la opción de permitir acceso externo a este último: esto significa que el cliente recibe un enlace por correo electrónico a través del cual accede a una página con el progreso de su proyecto.
En el cuadro Hito y Tarea se mostrará toda la información relativa al hito: uso del presupuesto, tiempo total estimado para su finalización, superávit estimado (en caso de exceso de tiempo para completar una tarea) y la persona a quien se le asignado el trabajo. Además, los elementos relacionados con tareaen llamadas y yo reloj (es decir, el tiempo realmente dedicado a completar las tareas). Luego haciendo clic en el botón + y rellenando el formulario que aparece en pantalla, podrás añadir un nuevo hito.
Sin embargo, para cerrar un hito ya activo, debe seleccionarlo, hacer clic en el botón Comportamiento ubicado en la parte superior derecha y elija el elemento Cerrar hito del menú que se abre.
Una vez completada una tarea, puedes marcarla como completada en Teamleader y calcular su precio por hora seleccionándolo de la casilla Hito y Tarea (o desde el menú Agenda> Tareas ubicado en la barra lateral izquierda) y haciendo clic en el botón Hecho. Luego complete el formulario que se le propone, marcando fecha y hora de inicio y finalización de la actividady presiona el botón Salvar para confirmar.
El seguimiento del tiempo se inicia automáticamente cada vez que inicias una sesión en Teamleader y se reinicia desde cero con cada nueva actividad.
Para obtener una descripción completa de las actividades realizadas por su equipo y las actividades planificadas, seleccione el elemento Agenda de la barra lateral izquierda. La Agenda de Teamleader es una herramienta muy potente, a través de la cual puedes anotar todas las actividades, reuniones y llamadas (tuyas y de tu equipo) en un único calendario. Luego, el calendario se puede compartir y sincronizar con calendarios de terceros, como los de Apple, Google y Microsoft.
Para ver tus compromisos o los de tu empleado en la Agenda de Teamleader, elige un primer nombre del menú desplegable ubicado en la parte superior derecha y seleccione un modo de visualización entre día, semana o mes haciendo clic en uno de los botones en la parte superior. Para ver las actividades de todo el equipo, en su lugar, haga clic en el botón Equipo.
Si lo desea, también puede filtrar los compromisos en la agenda y ver solo las tareas, reuniones o llamadas presentes en ella seleccionando los elementos Tarea, Reuniones Y Llamadas de la barra lateral izquierda.
Subiendo en su lugar Gestión del tiempo (siempre en la barra lateral izquierda) puede ver toda la información relacionada con el tiempo dedicado a los proyectos actuales y pasados. También puedes descubrir la tiempo marcado y el tiempo facturable y crear otros nuevos reloj (pulsando el botón [+] colocado en la parte superior).
También puede filtrar la vista Agenda por día, semana o meshaciendo clic en los botones apropiados ubicados en la parte superior, y en función de un miembro del equipo, seleccionando su primer nombre en el menú desplegable ubicado en la parte superior derecha.
Facturación
Teamleader puede simplificar las tareas relacionadas con la facturación (siempre que agregue esta funcionalidad al plan de servicio básico). De hecho, te permite enviar facturas desde cero, partiendo de los presupuestos enviados a los clientes o de los hitos incluidos en los proyectos. También permite consultar el estado de las facturas emitidas, enviar recordatorios automáticos y automatizar la creación de facturas cuando se supere un determinado límite de tiempo en la obra. Las facturas enviadas a los clientes se pueden ver y pagar directamente en línea a través de sistemas como tarjeta de crédito, PayPal, iDEAL, SOFORT y transferencia bancaria.
Para crear una nueva factura en Teamleader, seleccione eloportunidad o la proyecto desea comenzar y proceda de la siguiente manera: si ha seleccionado una oportunidad, haga clic en el botón Comportamiento presente en la caja Oportunidad y selecciona el elemento Crear factura del menú que aparece. Así que elige si quieres crear uno factura de anticipo o uno factura por toda la oportunidad y rellene el formulario que se le propone.
En el formulario debe indicar el fecha de la facturasu número inicial (se numerará de acuerdo al ejercicio fiscal en curso), i términos de pago (por ejemplo, 14, 30 o 60 días), elTasa de impuestolos Retención de impuestos y, si lo desea, también el nombre de una persona a la que desea presentar el documento (menú Atención).
Una vez emitida, la factura aparecerá en la casilla Información oportunidad. Para enviarlo al cliente, haga clic en el botón Enviar y elige si enviarlo Email o a mano (la opción Enviar por correo postal aún no está activo en Italia). Para marcarlo como pagado, en su lugar, haga clic en el botón Pagadomientras que para agregar una nota de crédito a este último presione el botón Nota de crédito.
Si ha seleccionado un proyecto y no una oportunidad, puede crear una nueva factura desplazándose hacia abajo en la página hasta llegar a la casilla Facturas y haciendo clic en el botón + contenido en él.
En el cuadro que se abre, elige la opción Factura basada en hitos en el menú desplegable Chicoseleccione los hitos a facturar (en el campo correspondiente en la parte inferior), elija si desea facturar en función de los costos y el tiempo empleado o según presupuesto usando el menú desplegable apropiado y presiona el botón Ir para emitir la factura.
Posteriormente, puede registrar la factura haciendo clic en el artículo Registrarse que aparece en el cuadro Información (arriba a la izquierda) y, una vez completada la transacción, mándalo al cliente, repórtalo como pagado o agrega uno Nota de crédito haciendo clic en los botones correspondientes.
Para ajustar la configuración de su factura, comoaño fiscal para ser utilizado para su emisión, el descuentos comerciales para aplicar, yo recordatorios automáticos para recibir facturas vencidas, etc., vaya al menú Ajustes Teamleader (en la barra lateral izquierda) y sube Facturas. Luego ubique el cuadro relacionado con la configuración que desea cambiar y haga clic en las opciones que contiene (por ejemplo, el botón +) para proceder.
En la misma pantalla, también puede crear un plantilla para las cartas de presentación de la factura o por cartas de notas de credito y establecer yo términos de pago de las facturas (es decir, los días posteriores a los cuales solicitar el saldo de las mismas). Además, mediante las palancas situadas en la parte superior, puedes elegir si utilizar números de pedido en las facturasuno mismo recibir todos los correos electrónicos de facturación en BCC, crear tareas automáticamente al renovar la suscripción, habilitar la conversión de moneda para las facturas y puede configurar tanto el tarifa por hora predeterminada que añadir la tasa de IVA para ser utilizado para las facturas.
Para obtener una visión completa de las facturas emitidas y saber cuáles siguen siendo pendienteCual Aún no se ha enviadoCual aún no pagados y que son Caducadoseleccione el elemento Facturas desde la barra lateral de Teamleader y usa el menú desplegable Mostrar todo (arriba) para seleccionar los criterios de búsqueda que prefiera.
Si quieres, también puedes crear un nuevo segmento y establecer parámetros de búsqueda personalizados, como te expliqué en el capítulo del tutorial dedicado a CRM.
ticket de soporte
Teamleader también incluye un billete (a agregar al plan de servicio básico) que le permite ofrecer asistencia a sus clientes respondiendo fácilmente a sus preguntas y recibiendo notificaciones relacionadas con sus solicitudes. Para configurar el sistema de tickets para sus clientes, seleccione el elemento Ajustes desde la barra lateral izquierda, sube Billete y haga clic en el artículo Iniciar la configuración presente en la caja Configuración de emisión de boletos.
En el cuadro que se abre, puede encontrar la dirección de correo electrónico a la que puede reenviar su dirección de soporte para comenzar a recibir tickets (bajo el encabezado Recepción de entradas por e-mail) y, debajo, el campo en el que insertar eldirección de correo electrónico y el Nombre del Negocio (por ejemplo, Soporte de la empresa) que se utilizará para responder a los tickets de soporte. Si desea ingresar más de una dirección de correo electrónico para responder a los tickets, haga clic en el botón Agregar dirección adicional. Una vez que haya completado el formulario, haga clic en el botón Salvar.
En este punto, muévase a la caja preferencias (a la derecha) y elija si desea recibir uno avisarle cuando haya nuevas entradas abiertasuno mismo cerrar ticket automáticamente y si permitir el envío de entradas a terceros subiendo Sip o arriba No las palancas relativas.
Desplazándose hacia abajo en la página, también puede establecer algunos respuestas automáticas para ser enviado a los clientes al abrir un ticket, crear respuestas genéricas para usar como plantilla para los correos electrónicos dirigidos a los clientes, configurar plantillas para cerrar tickets Y personalizar el estado del ticket (simplemente haga clic en los elementos apropiados).
Los tickets se crearán automáticamente cuando un cliente envíe un correo electrónico a la dirección establecida como su dirección de soporte. Alternativamente, puede abrir boletos "manualmente" seleccionando el elemento Billete desde la barra lateral de Teamleader y haciendo clic en el botón [+].
Desde la misma página, también puede seleccionar un ticket activo y enviar uno respuesta pública o crea uno nota interna relativo a este último mediante el recuadro situado en el centro de la pantalla.
Al desplazarse hacia abajo, puede encontrar el cuadro relacionado con tareaa través del cual asociar nuevas actividades al ticket seleccionado.
Integración con servicios externos
Como hemos visto extensamente en el tutorial, Teamleader es un servicio muy flexible. Esta flexibilidad también viene dada por el soporte de servicios externos, como los de correo electrónico (p. Gmail o panorama), calendarios (ej. calendario de Google oye calendarios de iCloud), la creación de boletines (ej. MailChimp), plataformas de almacenamiento en la nube (p. buzón o Google Drive) y sistemas de pago (ej. Paypal).
Para añadir un servicio externo a su cuenta de Teamleader, inicie sesión en esta página del serviciolocaliza el complemento que más te interese (también puedes navegar por los complementos según su categoría, utilizando el menú de la izquierda) e instálalo haciendo clic primero en su icono y luego en los botones agregar Y Autorizar.
Algunos complementos, como el Gmailrequieren la instalación de un complemento para el navegador, en el caso específico para Google Chrome.
Otras características útiles
Otras funciones útiles de Teamleader son las relacionadas con Estadísticas (siempre accesible desde la barra lateral izquierda), a través del cual puedes obtener estadísticas actualizadas por tu cuenta tubería (por lo tanto en el camino que lleva a un cliente potencial desde la primera reunión hasta la aceptación de la oferta), en oportunidad, facturas, reloj, llamadas, billete Y objetivos.
Otras funciones útiles son aquellas que, en el menú Ajustesle permite personalizar la información corporativa (es decir, información sobre su empresa), configurar diseño para documentos y correos electrónicoselija el tiempo de espera para las sesiones de trabajo (menú La seguridad) y gestionar la plataformas en la nube relacionado con Teamleader. Además, al colocar el puntero del mouse sobre su cuenta foto de perfil (arriba a la derecha) y seleccionando el elemento mi cuenta desde el menú que se abre, puede acceder a la página de administración de su perfil donde puede ver la lista de los suyos dispositivos móvilesla de días de descanso y puedes ajustar tus preferencias para idioma, firma, notificaciones y acceso a través de autenticación multifactor.
Por lo demás, dado que las funciones de Teamleader son tantas y variadas, te invito a consultar el base de conocimientos presentes en la web oficial del servicio donde podrás profundizar hasta el más mínimo detalle todos los aspectos de tu interés.
Usa Teamleader desde smartphones y tablets
Teamleader también está disponible en forma de solicitud de Androide Y iOS: de esta manera es posible administrar las actividades de su empresa incluso desde teléfonos inteligentes y tabletas. La app, por supuesto, se puede descargar sin coste desde las tiendas de Google y Apple y se puede utilizar con las credenciales de tu cuenta de Teamleader (la que se crea en un PC). Su funcionamiento es similar al de la versión de escritorio del servicio.
Entrando en más detalle, puedes acceder a todas las funciones de Teamleader desde smartphones y tablets abriendo la app oficial del servicio y pulsando el botón ☰, situado en la parte superior izquierda: aparecerá un menú en el lateral, incluyendo los enlaces a Tablero, Gestión del tiempo, Contactos, Tarea y todas las demás secciones de Teamleader.
Al seleccionar un enlace, puede acceder a la sección correspondiente de la aplicación y administrar sus contenidos, o agregar nuevos (presionando el botón (+) presentes en cada pantalla).
Soporte de líder de equipo
¿Necesitas ayuda? Teamleader ofrece asistencia técnica, gratuita y en italiano, por teléfono, correo electrónico o chat. Puedes consultar el sección de soporte del sitio web oficial de Teamleader para encontrar respuestas a las preguntas más comunes sobre el uso del servicio, envíe un correo electrónico a support@teamleadercrm.it o póngase en contacto con el soporte telefónico en 02.94751996.
Además, al conectarse a Esta página puedes visualizar una serie de vídeos que ilustran en detalle el funcionamiento de Teamleader y así descubrir cómo sacar el máximo partido a todas las funcionalidades del servicio.
Artículo escrito en colaboración con Teamleader.
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